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【段取り八分が大事な理由】仕事ができる人が実践していることとは

どうも、まきです!(Twitter:@makiooo1_

本日の内容

  • 段取り八分が大事な理由について知りたい
  • そもそも段取り八分とは何か

こう言った悩みがある人に向けて書いていこうと思います。

この記事を読んで得られること

  • 段取り八分が大切な理由がわかる
  • 段取り八分を理解することで仕事の成果につなげられる

仕事をしている方は、必ずPDCAサイクルを回せと言われていると思います。

僕も初めはその言葉通りに実行していたつもりでしたが、実は回せと言われるあまりに一番大事なP(Plan)がしっかりしていないのではないかと。

PDCAサイクルを回すことはとてもいいのですが、一番大事な計画そのものがしっかりしていないといくら回しても効果が薄いと思います。

ですが計画するのには、何が優先順位が高いのか、何をしないとしないといけないのかがわからないといけませんね。

そのためには何を始めるにあたりその仕事の全体、つまり概要を把握していないといけません。

つまり段取りの段取りをしっかりする必要があります。

自分もまだまだ計画するのには苦手意識がありますがそれをしっかり行うことであとは作業をするだけなので、初めに力を注いでおくと後半が楽になります。

本日は段取り八分について私が実践していることについて書いていこうと思います。

そもそも段取り八分とは何か

結論から言うと、準備が仕事の8割を占めていると言うことになります。

「段取り八分」という言葉は社会人になりたての頃には、よく先輩社員や上司から仕事の極意の一つとして教えられた記憶があるはずです。

近年では、あまり聴くことが少なくなってきた言葉ではありますが、仕事を進める中においては非常に重要な意味を持っていますので今一度振り返って「段取り八分」というこの言葉を知っていきましょう。

段取り八分とはどう言う意味か

「段取り八分」の意味は、似たような言葉で「準備8割」と言うものがあります。

このことから「段取り」の意味は「準備」とも言い換えることができます。

そして仕事や何事もうまく行くかどうか、80%(8割)の準備が決めると言うことです。

段取り八分が実践できるようになるには

一言で「段取り八分」と言ってもまだまだイメージが難しい言葉です。

言葉が古い感じがしてなかなか想像つかないところがあります。

実際はゴールをイメージする事が先になり、それを逆算してPlanを立てていく方法です。

そして、それぞれに必要な仕事やTO DOを分解しそれぞれに必要とされる時間を算出します。

それを踏まえてゴールにたどり着くためには何をいつまでに行うのかをスケジュール化して進めて行く事となります。

詳しくはこの後に書きていきます。

段取り八分が大事な理由

結論から言うと、段取りができる人は仕事を効率的に行えているからです。

段取り八分が大事な理由1:日々のスケジュール管理ができる

実際最近の人はスケジュール管理が苦手と言った傾向があるらしいです。

私自信もスケジュール管理は苦手ですが、この段取り八分を実施することで日々のスケジュール管理が簡単にできるようになりました。

例えば一つの任された仕事があったとします。

その仕事に対して、期限とTO DOリストは作成してあるためイレギュラーな仕事にも対応が可能です。

また無駄な残業などを省くことができるようになります。

段取り八分が大事な理由2:仕事の効率化ができる

先ほどと同じように仕事の業務効率化にもつながります。

そのため毎日残業していて精神的に大変な方もこの段取り八分を実施していたら無駄な時間をなくし、最終的に効率化ができます。

仕事の効率化も含めてさらに自分のスケージュール管理を行えるようになると、マネージャーとしての素質を認められるようにもなり昇進の手助けになります。

あとは仕事を常に可視化できていることが、常にあなたの心の余裕にもなるため焦りなどもなくなってきます

仕事ができる人が実践している段取り八分とは

私が行なっている段取りの段取りは以下の通りです。

1、期限があるのもを書き出す

2、仕事を細分化する

3、各仕事に対して時間配分を決める

4、スケジューリングをする(優先順位を決める)

5、調整

一個一個詳しく説明していきますね。

実践している段取り八分1:期限があるものを書き出す

仕事には納期があると思いますので、それらを箇条書きで書き出してください。

発注者がどれを求めているのかそれが明確なら1番目はクリアです。

実践している段取り八分2:仕事を細分化する

大まかに仕事を分けるのでもいいと思いますが、できるだけ細かく書き起こしてください。

例えば、資料を作成するには根拠資料としていくつのデータが必要などです。

細分化するほど、実は複雑な仕事でも簡単な仕事が複雑に絡まっていることがわかります。

実践している段取り八分3:各仕事に対して時間配分を決める

段取りの中でもこれは特に重要です。

各仕事に対して必ずどのくらいかかるかの見積もりをしてください。

時間をかけてた分だけいいものはできますが、納期がない仕事なんてありません。

大まかでいいので、何日かかるのかを出してください。

実践している段取り八分4:スケジューリングをする(優先順位を決める)

各仕事にどれくらいかかるかわかったら、あとはそれを順位づけしていくだけです。

提出期限に対してどれを先に片付ける必要かをあるかを決めていきます。

イメージはパズルをする感じですね。

実践している段取り八分5:調整

仕事には必ずイレギュラーが出てきますので、最後に調整を行なってください。

それこそPDCAを回すということになるんですね。

まとめ

実際頭の中でできる方はそんなにいないと思います。

何かと仕事に追われてそんな時間がないなど、様々な理由でできない方もいると思いますがこの時間を無理矢理にでも作って作業した方が僕は断然効率的でした。

仕事が効率的でない方はぜひこの段取りの段取りをしっかり行なってPDCAサイクルを回してください。

仕事をするのが楽しくなってくると思いますよ。

参考までに計画する方法についても記事を書きましたので、ご覧いただければなと思います

Point!!
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今日はここまで。

では。

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